مدیریت اطلاعات علوم اسلامی

مقاله جنبه های پژوهشی فرایند نمایه سازی

فصلنامه نقد کتاب، اطلاع رسانی و ارتباطات
سال دوم، شماره 5
بهار 1394

جنبه هاى پژوهشى فرآیند نمایه سازى

سیدمهدی طاهری 
استادیار گروه علم اطلاعات و دانش شناسی دانشگاه علامه طباطبایی (ره)
taherismster@gmail. com
سیدتقی واردی 
استادیار گروه پژوهشی نمایه سازی پژوهشگاه علوم و فرهنگ اسلامی

فرآیند نمایه سازی یکی از سه فرآیند اصلی سازمان دهی اطلاعات و دانش به شمار
می آید 1 که به بازنمون 2 صفات و ویژگی ها و محتوای اشیای محتوایی می پردازد.
هدف فرآیند نمایه سازی نیز همانند دیگر فرآیندهای سازمان دهی اطلاعات و دانش،
تسهیل و تسریع دسترسی به اطلاعات و دانش است. به دلیل اهمیت بازنمون
محتوای موضوعی اشیاء نسبت به دیگر ویژگی های آن ها و نقش برجستۀ نمایه سازی
،« نمایه سازی موضوعی » در این بازنمایی، نوع خاصی از فرآیند نمایه سازی، یعنی
به عنوان معنای خاص اصطلاح نمایه سازی متداول شده است. نمایه سازی در مفهوم
سنتی خود بر استخراج شناسه ها (نقاط دسترسی) که موجب بهبود دسترسی
به محتوای اشیای محتوایی می شود، دلالت می کند.

شناسه های استخراج شده در
ثبت می شوند و در اختیار کاربران « نمایه » قالب فهرستی معمولاً الفبایی به نام
نهایی قرار می گیرند. به عبارت دیگر، نمایه ها محصول فرآیند نمایه سازی هستند
که مجموعه ای از نشانه ها، اصطلاحات و سرعنوان های مربوط به نام های خاص
(اشخاص حقیقی و حقوقی، جغرافیایی و غیره) و مفاهیم موضوعی را شامل می شوند.
در محیط های سنتی (فیزیکی) بیشتر برای سازمان دهی اشیای غیرکتابی (اسناد
یا مدارک و غیره) که اشیای مراکز اطلاعاتی و کتابخانه های تخصصی را تشکیل
می دهند، از فرآیند نمایه سازی استفاده می شد؛ اما پیدایش اصطلاحات و مفاهیم
جدیدی مانند فراداده، متأثر از محیط و رسانه های اطلاعاتی با ماهیت الکترونیکی
و شبکه ای که ویژگی های ظاهری اشیای محتوایی را تغییر داده اند، مفهوم سنتی
نمایه سازی را نیز دستخوش تغییر کرده است. شاید بهترین تعریف نمایه سازی،

باشد. این تعریف طیف وسیعی از « استخراج و تهیۀ ارزش های عناصر فراداده ای »
انواع فرآیند نمایه سازی (نمایه سازی وب 3 یا موتورهای کاوش، نمایه سازی نظام های
مدیریت پایگاه داده ها (دی. بی. ام. اس. )) و نظایر آن را پوشش می دهد.
از آنجا که فرآیند سازمان دهی اطلاعات و دانش برای توصیف و بازنمون ویژگی ها
و محتوای یک شیء به مطالعۀ دیگر اشیاء، تفحص در آن ها و تحلیل شیءِ در دست
توصیف نیازمند است، فرآیندی پژوهشی به شمار می آید. در فرآیند سازمان دهی
متناسب « تعیین شناسه ها یا نقاط دسترسی » نیز مانند هر پژوهشی، مسائلی مانند
با ویژگی های بافت اطلاعاتی مرتبط (اعم از شیء و کاربران بالقوۀ آن، همچنین
تسهیل و تسریع » سازمانی که شیء به سفارش آن توصیف می شود)، هدفی نظیر
چه ارزش های عناصری برای توصیف و » پرسش هایی مانند ،« دسترسی به شیء
وجود دارد. زمانی که « تحلیل محتوا » و روش هایی چون «؟ بازیابی شیء مناسب است
فرآیند سازمان دهی، محتوای موضوعی اشیاء را توصیف می کند، ماهیت پژوهشی
بیشتری می یابد. این مهم، هنگام فرآیند نمایه سازی، به ویژه نمایه سازی موضوعی
- که از عمق و دقت بیشتری هنگام توصیف اشیاء برخوردار است - پررنگ تر
فرآیند نمایه سازی، پژوهش های مختلفی « پس از » و « هنگام » ،« پیش از » . می شود
صورت می گیرد تا کیفیت نمایه های تولیدشده به سطح مطلوب رسیده، پاسخگوی
نیازهای جامعۀ کاربران باشد یا به عبارت دیگر، اهداف فرآیند نمایه سازی را محقق
کند. این پژوهش ها را می توان به شش گروه کلی تقسیم کرد:
نخست، تعیین و تدوین خط مشی فرآیند نمایه سازی. انجام دادن فرآیند
نمایه سازی بدون داشتن خط مشی مدون امکان پذیر نیست؛ زیرا نمایه سازی
فرآیندی کاملاً نظام مند است که برای نیل به اهدافی خاص صورت می گیرد؛
بنابراین برای اینکه بتواند به اهداف خود دست یابد، باید خط مشی های
(سیاست های) مرتبط با آن تعیین و تدوین شده باشند. خط مشی های نمایه سازی
براساس ویژگی هایی مشخص می شوند که شناخت آن ها نیاز به پژوهش دارد. از
یعنی سازمانی که ) « ویژگی های سازمان هدف » مهم ترین این ویژگی ها می توان به
فرآیند نمایه سازی را سفارش داده است و از آن پشتیبانی می کند) مانند اهداف و
سازمانی که نمایه ها » ،« توان مالی و نظایر آن » ،« برنامه های مدیریتی » ، مأموریت ها
بافت اطلاعاتی که اشیای » ،« جامعۀ کاربران » ،« برای استفاده در آن تولید می شوند
،« کارکردهای مد نظر از تولید نمایه ها » ،« محتوایی توصیف شده به آن تعلق دارند
اشاره « نظام ها و محیط های ارائۀ نمایه ها » و « رویکردها و شیوه های نمایه سازی »
کرد. افزون بر این ها، مطالعۀ خط مشی ها و تجربیات نمایه سازی دیگر سازمان های
هم راستا با سازمان هدف، برای تدوین خط مشی نمایه سازی یک سازمان بسیار
مفید خواهد بود. بدیهی است ویژگی های مربوط به هریک از جنبه ها و مؤلفه های
خط مشی نمایه سازی به تنهایی نیاز به پژوهش های مجزا دارند و خط مشی های
نمایه سازی، نتایج این پژوهش ها هستند.
اول، شناخت جامعۀ کاربران. همان طور که پیشتر اشاره شد، هدف اصلی فرآیند
سازمان دهی اطلاعات و دانش، تسهیل و تسریع دسترسی کاربران به اشیای محتوایی
است؛ بدین معنی که فرآیند نمایه سازی قصد دارد نیازهای اطلاعاتی کاربران را
تأمین کند. شناخت و درک صحیح ویژگی های جامعۀ کاربران نیازمند مطالعۀ
دقیق آن ها و پژوهش هدفمند است و تنها با شناسایی این ویژگی ها می توان
رضایت کاربران را به دست آورد. ویژگی های جامعۀ کاربران که باید هنگام پژوهش،
بررسی و مطالعه شوند، شامل این موارد است: ویژگی های جمیعت شناختی، نیازها
و علاقه مندی های آن ها، رفتارهای اطلاع یابی، الگوهای ارتباطی آن ها با نظام های
اطلاعاتی (ذخیره و بازیابی اطلاعات)، سواد اطلاعاتی، ویژگی های روان شناختی،
انتظارات آن ها از نظام و نمایه ها، هدف و منظور آن ها از استفاده از نظام اطلاعاتی
و غیره. ویژگی های یادشده تأثیر مستقیم و برجسته ای بر فرآیند نمایه سازی دارند
و عدم شناخت آن ها، نیل به هدف اصلی از نمایه سازی را دشوار می کند. به عنوان
مثال در یک محیط دانشگاهی، دانشجویان بیشتر به دنبال مفاهیم عام تر برای
شناخت اولیۀ موضوعات و پدید ه های علمی و انجام دادن تکالیف درسی هستند؛
درحالی که اعضای هیئت علمی، مفاهیم خاص تری را برای کسب دانش عمیق تر
و تولید بروندادهای علمی مد نظر دارند. این ویژگی به تنهایی بر تعیین نوع
رویکردهای فرآیند نمایه سازی مثل رویکردهای جامع نگری و جزءنگری در هر دو
مرحلۀ تحلیل مفهومی و ترجمه، میزان عمق و حجم نمایه، نوع زبان نمایه سازی و
غیره تأثیر می گذارد.
دوم، شناخت بافت اطلاعاتی و حوۀه علمی هدف 4. مسائل اجتماعی، اقتصادی،
فرهنگی، اعتقادی و مذهبی هر جامعه ای بافت های اطلاعاتی مختلف را به وجود
می آورند و مجموعه ای از موجودیت های مفهومی و روابط میان آن ها نیز حوزه های
علمی را می سازند. هریک از این بافت ها و حوزه ها دارای ویژگی های منحصربه فردی
شهرت یافته اند؛ اگرچه این بافت ها و حوزه ها « ویژگی های بومی » هستند که به
ویژگی های مشترکی هم دارند. به عنوان مثال میان ویژگی های بومی بافت اطلاعاتی
ایرانی - اسلامی و بافت اطلاعاتی مسیحی - غربی تفاوت هایی وجود دارد. اهمیت
در بافت « شیء محتوایی » نسبت به خود « پدیدآورندگان اشیای محتوایی » بیشتر
« پدیدآورندگان » نسبت به « عناوین اشیای محتوایی » مسیحی - غربی و اهمیت بیشتر
آن ها در بافت ایرانی - اسلامی، ریشه در مسائل اعتقادی و فرهنگی هریک از این
دو بافت دارد. نمونۀ دیگر، در حوزۀ علوم پایه، گرایش بیشتر پدیدآورندگان به
استفاده از اصطلاحات واحد و هماهنگ برای مفاهیم خاص است؛ درصورتی که
در حوزۀ علوم انسانی، تشتت در استفاده از اصطلاحات برای مفاهیم خاص به
چشم می خورد (لنکستر، 1382 ). اشیای محتوایی که در فرآیند سازمان دهی (مثلاً
جنبه های پژوهشی فرآیند نمایه سازی نمایه سازی) توصیف می شوند،

به یک بافت یا حوزۀ خاص وابسته هستند یا به
یک بافت و حوزۀ خاص وابستگی بیشتری دارند. همچنین این که جامعۀ کاربران
یک نظام ذخیره و بازیابی اطلاعات، مربوط به یک بافت اطلاعاتی یا حوزۀ علمی
خاص هستند. ازاین رو شناخت ویژگی های بافت اطلاعات یا حوزۀ علمی هدف
برای پیشبرد فرآیند نمایه سازی ضروری است. برای شناسایی این ویژگی ها باید
پژوهش های جامعی صورت گیرد تا درک درستی ایجاد شود. نوع اشیای محتوایی،
انواع و الگوهای روابط میان آن اشیاء، گرایش ها و رویکردهای موضوعی و سبک
نوشتاری و ارائۀ مطالب پدیدآورندگان، خاص ترین ویژگی های بومی محسوب
می شوند.
سوم، مطالعۀ قابلیت های نظام های اطلاعاتی بستر ارائۀ نمایه ها. نمایه های
تولیدشده در فرآیند نمایه سازی برای دسترس پذیری نزد جامعۀ کاربران نیاز
به بستر ارائه دارند. بدین منظور، طیف گوناگونی از نظام های ذخیره و بازیابی
اطلاعات با قابلیت های متفاوت طراحی و ایجاد شده اند. قابلیت های نظامی که
برای ارائۀ نمایه انتخاب می شود، باید هنگام تعیین خط مشی های نمایه سازی
و اجرای فرآیند نمایه سازی مد نظر قرار گیرد. قابلیت های نظام بر نوع زبان
نمایه سازی، میزان پیش همارایی و پس همارایی اصطلاحات نمایه ای، حجم نمایه،
رویکردهای نمایه سازی (از جمله مدرک گرا، مدرک مدار یا حوزه مدار) و موارد دیگر
یا پایگاه) مستند را ) « زیرنظام » قابلیت ایجاد « نظام » بسیار مؤثر است. هنگامی که
دارا نیست، استفاده از زبان نمایه سازی ساختاریافته (کنترل شده) روش مناسبی
محسوب نمی شود؛ زیرا نظام از امکان پشتیبانی از نظام ارجاعات و جست وجوهای
مفهومی بی بهره است. همچنین زمانی که نظام قادر به ثبت تحلیل پذیر لاگ های
چندان مفید نخواهد بود. « کاربرگرا » یا « مدرک مدار » جست وجو نباشد، اتخاذ رویکرد
مطالعۀ نظام اطلاعاتی ای که نمایه در آن ارائه می شود، این موارد را در بر می گیرد:
الگوی معماری و ساختار نظام، فناوری ها و سکوی 5 اجرای نظام، قابلیت هایی نظام
ذخیره سازی (پردازش)، قابلیت های نظام بازیابی، کارکردپذیری و کاربردپذیری نظام
و غیره.
چهارم، بومی سازی استانداردهای مرتبط با فرآیند نمایه سازی. استانداردها
به عنوان ابزاری برای سنجش و داوری و با هدف بهبود کیفی و کمّی محصولات،
فرآیندها و خدمات در حوزه های مختلف علمی و صنعتی گسترش می یابند (طاهری،
1390 ). در حوزۀ نمایه سازی نیز با همین نگرش، استانداردهای مختلفی با دامنۀ
ملی، منطقه ای و بین المللی تدوین شده اند. هدف این استانداردها ارزیابی نمایه ها
برای بهبود کیفیت و کارآیی آن ها است. اما توجه به این نکته از اهمیت زیادی
برخوردار است که استانداردهایی که گسترۀ ملی یا منطقه ای خاصی را مبنا قرار
داده اند، متناسب با ویژگی های بومی آن گستره طراحی شده اند. استانداردهای

بین المللی نیز با ویژگی های بومی همۀ بافت های اطلاعاتی، همخوانی کامل ندارند؛
بنابراین استفاده از این استانداردها منوط به بومی سازی آن ها است. یعنی هر
استانداردی که به عنوان معیار ارزیابی نمایه ها قرار می گیرد، باید با ویژگی های
بومی بافت اطلاعاتی هدف تطبیق داده شده، تغییراتی متناسب با آن بافت بر آن
اعمال شود. درغیراین صورت، استاندارد کاربردپذیری لازم را در آن بافت نخواهد
داشت. شناسایی و بررسی استانداردی که بیشترین سازگاری را با ویژگی های بومی
بافت اطلاعاتی دارد و از سودمندی لازم برای نمایه سازی اشیای محتوایی در آن
بافت برخوردار است، همچنین اصلاح (بومی سازی) آن بر مبنای آن بافت، فرآیندی
پژوهشی خواهد بود.
پنجم، ارزیابی و کنترل نمایه های تولیدشده. پس از اجرای فرآیند نمایه سازی،
ضروری است نمایه های تولیدشده در این فرآیند به منظور آگاهی از کارآیی و
مفیدبودن آن ها برای جامعۀ کاربران بافت اطلاعاتی هدف، ارزیابی و کنترل شوند.
این مرحله، آخرین مرحلۀ فرآیند نمایه سازی محسوب می شود و به نوبۀ خود
کنترل فرآیند نمایه سازی هنگام اجرای آن از نظر میزان » . جنبۀ پژوهشی دارد
ارزیابی نمایه های تولیدشده از لحاظ میزان » ،« همخوانی با خط مشی نمایه سازی
بررسی درستیِ » و « همخوانی با خط مشی نمایه سازی پس از اجرای این فرآیند
شبکۀ مفهومی ایجادشده از نظر همخوانی با الگوی ذهنی پدیدآورندۀ شیء مورد
نیاز به مطالعۀ دقیق و روشمند دارد. بررسی ،« توصیف توسط نمایه سازان ارشد
میزان رضایت کاربران نهایی از نمایه های تولیدشده و میزان سهولت یادگیری (درک
و فهم) نمایه ها از سوی کاربران و استفادۀ کاربران از آن ها، بر مبنای پژوهش به
دست خواهد آمد. از سوی دیگر، کارکردپذیری نمایه ها با نظام ذخیره و بازیابی
اطلاعات بستر ارائۀ آن ها باید بررسی شود.
حاصل سخن این، که اگرچه نمایه سازی در نگاه نخست از نظر تعداد مراحل
و شیوۀ اجرا، فرآیند ساده ای به نظر می رسد، اما نیاز به دانش و شناخت فراوانی
فرآیندنمایه سازی « پس از » و « هنگام » ،« پیش از » دارد که از پژوهش های مختلف در
حاصل می شوند. اگر یک نمایه ساز بخواهد نمایه هایی مؤثر و کارآمد تولید کند،
باید با شناخت کامل از هریک از جنبه های بیان شده، دست به نمایه سازی بزند.
بُعد معناشناختی نمایه سازی، به ویژه در نمایه سازی موضوعی، خاستگاه تحلیل های
هرمنوتیکی است که به شدت به بافت و زمینۀ کاربردی شیء محتوایی وابسته بوده،
بیانگر ضرورت پژوهش برای رسیدن به کیفیت، انسجام و یکپارچگی در فرآیند
توصیف و سازمان دهی اشیای محتوایی است. تشتت در شیوه ها و کاستی هایی
که در کاربردپذیری نمایه های تولیدی به چشم می خورد، بر این ضرورت تأکید
می کند. جنبه های پژوهشی نمایه سازی می توانند موضوع پژوهش هایی کاربردی
در محیط های دانشگاهی و سازمانی بوده، به سهولت و بهبود فرآیند نمایه سازی
جنبه های پژوهشی فرآیند نمایه سازی
و اثربخشی نمایه های تدوین شده کمک کنند. در سال های اخیر، توجه به فرآیند
نمایه سازی در مجامع علمی کشور، نیز از سوی جامعۀ ناشران، گسترش یافته است؛
اما به نظر می رسد نگاه پژوهشی به این فرآیند و جنبه های آن کمرنگ است. به
عبارت دیگر، نگاه کنونی بیشتر بر جنبه های کمّی و عملی بدون پشتوانۀ پژوهشی
استوار است. این امر به نوبۀ خود به ایجاد ضعف در تولید ابزارهای بازنمون و بازیابی
اطلاعات و دانش خواهد انجامید و تصوری وارونه نسبت به کاربردپذیری نمایه ها
نزد جامعۀ کاربران به وجود خواهد آورد؛ بنابراین اقبال ویژۀ جامعۀ پژوهشی و
پژوهشگران را طلب می کند.

---------------
پی نوشت
دو فرآیند دیگر هستند؛ اگرچه بین این سه « رده بندی » و « فهرست نویسی » 1. فرآیندهای
اصطلاح نیز همپوشانی معنایی وجود دارد. برای اطلاعات بیشتر نگاه کنید به این منبع:
لنکستر، اف. دبلیو ( 1382 ). نمایه سازی و چکیده نویسی: جنبه های نظری و عملی. ترجمۀ
.(29- عباس گیلوری. تهران: چاپار (ص. 26
2. Representation
3. Web indexing
از نظر معنایی، مفاهیم نزدیکی هستند و تفکیک آن ها در این « حوزه » و « بافت » 4. مفاهیم
دارد. « رویکرد تأکیدی » نوشته صرفاً
5. Platform

------------

منابع:
طاهری، سیدمهدی ( 1390 ). همگرایی استانداردهای حوزۀ مدیریت اطلاعات: حرکت از
. کثرت به وحدت. کتاب ماه کلیات. شمارۀ 167
لنکستر، اف. دبلیو ( 1382 ). نمایه سازی و چکیده نویسی: جنبه های نظری و عملی. ترجمۀ
عباس گیلوری. تهران: چاپار.
مِی، ژنز اریک ( 1385 ). فرآیند تجزیه و تحلیل در نمایه سازی: رویکردهای مدرک مدار و
حوزه مدار. ترجمۀ محمد زره ساز. ارتباطات علمی، دورۀ پنجم، شمارۀ چهارم.
جستار

• قبلی
• بعدی